勤哲Excel服務器自動生成非直接物料采購管理系統

隨著信息化技術和智能化解決方案的發展，企業需要不斷創新和提升技術能力。特別是在面臨復雜供應鏈、成本壓力和數字化轉型的情況下，項目工程管理系統的采購管理功能對企業具有重要的作用和價值。

業界專家分析表示，隨著互聯網技術的飛速發展和“互聯網+”戰略的深入實施，企業采購工作面臨著前所未有的機遇與挑戰，傳統采購模式已難以滿足其發展需求。為此，企業必須順應“互聯網+”時代的發展趨勢，積極擁抱“互聯網+采購”新業態，加快采購信息化建設步伐，推進網絡信息技術與政府采購業務的深度全面融合。信息化對采購環節可以做到全生命周期管理，幫助企業：

1. 規范采購流程：采購管理功能可以幫助企業規范化采購流程。通過該功能，企業可以建立標準的采購流程，并自動化執行每個環節，包括需求確認、供應商選擇、采購申請、詢價、比價、合同簽訂等。

2. 提高采購效率：采購管理功能通過自動化和集成化的方式，減少了人工操作，提高了采購效率。企業可以通過該功能快速生成采購訂單，自動發送給供應商，并進行物料的跟蹤和管理。

3. 供應商管理：采購管理功能提供供應商管理的支持，幫助企業構建供應商數據庫，并對供應商進行評估和分類。通過管理供應商的基本信息、聯系方式、合作歷史以及供應能力等，企業可以更好地選擇適合自身需求的供應商，并建立長期穩定的合作關系。與供應商的數據共享和協同也可以提高供應鏈的協調性和靈活性。

作為現代信息化首選，勤哲Excel服務器軟件功能應用如下：

一、功能模塊：

二、非直接物料采購流程

非直接物料的采購流程分采購和付款兩個大環節，分別用于滿足需求方和供方的訴求。

2.1非直接物料的采購流程

采購環節分填寫需求、PR、PO、入庫和領用出庫5個步驟。

付款環節分發票信息錄入、付款文件準備、ERP錄入3個步驟。

2.2 非直接物料的類別

P1-STF101 用于設置物品的類別。 所有采購物品都會在財務系統歸類到相應的財務科目，對常見物品的類別設置可以幫助財務人員 快速準確地對費用支出歸類。

物品類別的登記由部門經理與財務部門確認后操作和設置，如果您在使用采購系統時沒有找到合 理的物品類別，請聯系本部門經理創建。

物品類別的創建體現部門經理的數據組織能力，選擇正確的物品類別則體現使用者的水平。

選擇物品大類和物品中類后，會在下方顯示相同大中類別已登記的類別，如果已有近似類別，則不用錄入。如果沒有，請建立自己適用的新物品類別。

2.3 非直接物料的信息錄入

P2-STF102 用于登記所需要的物品信息。

點擊新建，開啟EXCEL ，選擇物品的大中類別（財務科目），下方會顯示出已登記過的同類別物品。

如果非直接物料有品牌型號等信息，請在綠色單元格里錄入相應信息；

如果沒有品牌型號，則在藍色單元格里上傳對應的圖紙、技術要求或其他相關的資料和文件 信息；

請在黃色單元格下輸入必要的信息。關鍵信息設置為必填，只有正確填寫，才能正常保存。 否則有出錯提示。

物品鏈接處，請附上淘寶或者京東的鏈接，以便日后查對信息。

價格請確認是含稅的價格，具體物品對應的稅率請咨詢財務部門。

2.4 采購申請的提交

P3-PR101 用于提交采購申請。

新建一個采購申請，然后在下圖界面中，選擇和填寫3列黃色單元格的內容，之前登記過的物品 信息會自動顯示在綠色和藍色列，不用填寫。

填寫人的部門和名字會自動提取當前登錄的賬號信息，且不可更改；所以各個部門的人員填寫采 購申請時請自己填寫，他人代為填寫會引起后繼審批人員和流程自動變更。

2.5 采購申請的批準流程

采購申請的批準采用逐級審批的方法，只有經過本部門的批準才會進入到財務審批；財務審批后 的申請單才會出現在采購審批的范圍；通過所有審批的申請，才會出現在待采購物品清單里。

采購人員可以通過“已批準待采購物品”功能快速查看尚未發出訂單的待采購物品。

2.6 采購訂單的制作

P4-PO101 用于生成非直接物料的采購訂單。

在PR-需求代碼號里選擇，其他信息均會自動填充；

需要錄入采購數量和含稅單價；

右側會提示PR的申請數量，譬如100個，本次訂單數量如果是100個，保存后PR-需求代碼號不 會再出現；如果本次訂單數量采購80個，未完成的PR-需求代碼號會在以后的訂單選擇中再次可 選，并提示已采購80，尚有20可訂。

最后，選擇供方代碼，保存，提示打印的時候，請打印成PDF格式，以便發給供應商。

2.7 收貨

WR101 倉庫非直接物料收貨表 用于對非直接物料收貨。

此功能僅對倉庫人員開放。

首先選擇供方代碼，然后在下方選擇PO-需求代碼號，其他信息不用填寫。

PO-需求代碼號只會彈出和供方代碼一致的，尚未收貨的訂單；

對已經收過貨的PO-需求代碼號，只顯示收貨數量未達到訂單數量的部分。 填寫右側的收貨數量；

鑒于非直接物料的流程現狀，為防范財務風險，收貨單需要強制上傳領用人簽名的收貨承諾書掃描件。

2.8 收發票

P7-PA101 發票信息登記

此功能對收發票的部門和崗位開放。

點擊新建，打開發票信息登記界面

首先選擇供方代碼，然后在PO-需求代碼號選擇發票明細上的采購項目。

或者在黃色單元格粘貼數量和單價；其他灰色列數據會自動填充或計算；

最后填寫發票號碼、發票金額和稅率，開票日期，保存。

2.9 付款申請

P8-PA201 付款申請。

選擇供方代碼；

然后在發票號碼列，只會彈出相應供方的未付款的發票信息。保存后請打印，此部分應財務部門要求，需各部門經理手簽。

小結：

企業采購本質上是一種投資行為，對經濟性的要求更高，必須對采購方負責，保證采購資金支出的節約和使用的合理，企業采購信息化建設的一個重要目標就在于實現經濟采購，通過借助“互聯網+”信息技術，優化提升內部控制制度及程序，真正把錢花費在刀刃上，實現企業采購成本的最小化、采購效益的最大化，避免浪費和不必要的支出，提高采購資金的使用效益。

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