用勤哲EXCEL服務器做項目檔案管理系統(tǒng)

一直以來，項目電子檔案及用戶回訪工作是項目管理中重要的環(huán)節(jié)，前者記錄工程項目概況及主要實物工作量；專業(yè)工程劃分、專業(yè)施工隊及工程分包內(nèi)容；工程重要控制點和工程施工管理重要事件；施工項目部主要人員信息。相當于一個項目的履歷表，項目經(jīng)理及管理人員的業(yè)績表。為今后選用項目經(jīng)理，分承包方提供依據(jù)；而用戶回訪則是工程交付使用后，在保修期內(nèi)由施工單位主動到建設單位或用戶進行回訪，了解使用情況和問題，對保修范圍內(nèi)的質(zhì)量問題，負責修理，使之達到可以正常使用的水平。①有利于促進項目部重視項目管理，提高工程質(zhì)量。②可以聽取用戶意見,履行回訪保修承諾,改進工程質(zhì)量; ③有利于改進服務方式,增強用戶對承包人的信任感，樹立了為用戶服務的良好企業(yè)形象，因此通過信息化技術(shù)將二者存入數(shù)據(jù)庫，以便于進行查詢和統(tǒng)計分析是很有必要的。

公司在項目電子檔案及用戶回訪工作上的主要問題

1、項目電子檔案是自開工起至項目竣工后的動態(tài)管理和維護過程，中間需要《工程項目電子檔案表》進行不斷更新并傳遞到項目管理部、生產(chǎn)設備部、質(zhì)量管理部，信息分散，傳遞過程費時費力，效率低。

2、用戶回訪工作首先要建立年度用戶回訪計劃，由于石化公司很多項目沒有工程質(zhì)保金，所以在用戶回訪計劃有時出現(xiàn)漏項，一些項目未進行回訪，另外在用戶回訪單返回后，只是簡單保存，沒有對回訪數(shù)據(jù)沒有進行統(tǒng)計分析，不利于對項目及項目經(jīng)理的評價工作，也很難對歷年用戶回訪情況進行大數(shù)據(jù)挖掘和分析。

勤哲EXCEL服務器的開發(fā)優(yōu)勢

根據(jù)有關(guān)負責人介紹，勤哲Excel服務器是一個面向最終用戶的信息系統(tǒng)設計與運行平臺。它利用Excel作為主要操作界面，結(jié)合了數(shù)據(jù)庫技術(shù)、工作流技術(shù)和Web技術(shù)。只要會用Excel，就能夠設計和實現(xiàn)符合自己需要的網(wǎng)絡化的管理信息系統(tǒng)。

由于項目電子檔案表和用戶回訪單都是表格形式，可以使用勤哲Excel服務器電子表格，基于此我采用勤哲EXCEL服務器建立信息平臺，它的優(yōu)勢如下：

1. 能夠把Excel文件的內(nèi)容保存到數(shù)據(jù)庫中；

2. 能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動匯總統(tǒng)計；

3. 能夠設定工作流，使Excel表單按規(guī)定流轉(zhuǎn)傳遞；

4. 不僅能支持局域網(wǎng)內(nèi)的應用，還可以支持互聯(lián)網(wǎng)上的應用，使得外地分支機構(gòu)的人員能夠通過網(wǎng)頁填報表單，實現(xiàn)遠程管理；

5. 還能夠與企業(yè)已有的其它管理軟件如財務系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等進行數(shù)據(jù)集成，消滅企業(yè)中的信息孤島；

勤哲Excel服務器開發(fā)概述

1、項目電子檔案

1）如上圖，項目電子檔案分為項目電子檔案和項目電子檔案查詢兩個模塊，其中項目電子檔案自動按合同簽訂日期所在年數(shù)進行排列。

2）如上圖，項目電子檔案可以通過EXCEL錄入項目基本信息，包括合同工期、實際竣工日期、項目重要事件、項目部主要成員、項目作業(yè)單位及分包情況，點擊保存可以直接存入數(shù)據(jù)庫。

3）如上圖，項目電子檔案查詢可以通過年度范圍、承包模式、項目經(jīng)理、合同金額范圍、建設單位、作業(yè)單位、分包方名稱等關(guān)鍵字進行組合查詢。點擊工程名稱可以查詢到該項目電子檔案具體信息。

2、用戶回訪

1）如上圖，工程用戶回訪分為年度用戶回訪計劃、用戶回訪單、年度用戶回訪完成情況查詢和用戶回訪滿意度匯總查詢四個模塊。

2）如上圖，首先建立年度用戶回訪計劃，回訪計劃中的項目與項目電子檔案通過項目編號相關(guān)聯(lián)，只有在項目電子檔案的未回訪項目才可以選擇列入回訪計劃中。

3）如上圖，這是選擇好工程名稱后，因為項目電子檔案已錄入過建設單位、竣工日期等信息，這些信息通過項目編號關(guān)聯(lián)直接傳遞過來，不用再重復錄入，錄入回訪計劃時間、執(zhí)行單位就建立好年度用戶回訪計劃，點擊保存存入數(shù)據(jù)庫，以上工作都是在EXCEL上直接進行操作。

4）如上圖，用戶回訪結(jié)束后，將用戶回訪單數(shù)據(jù)錄入，將掃描件作為附件上傳。

5）如上圖，通過年度用戶回訪完成情況查詢模塊，可以對用戶回訪情況按年度和回訪情況進行查詢，一目了然，通過工程名稱（藍色字體）可以鏈接到該項目的用戶回訪單，查詢用戶回訪單具體信息。

6）如上圖，通過用戶回訪滿意度查詢模塊，可以按年度對評價內(nèi)容得分情況進行查詢，各項目總體得分及各評分項得分情況一目了然，可以據(jù)此對服務進行改進和對項目進行考核。

淺析勤哲EXCEL服務器在WEB上應用

如上圖，所用信息均可以通過局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)進行查詢，并可導出成excel文件，在手機上也可查詢,并可通過二維碼直接識別。

結(jié)束語

不少企業(yè)主表示，利用勤哲excel服務器搭建的系統(tǒng)，給我們的日常工作帶來了許多便利，便于企業(yè)自主創(chuàng)造、功能強大，關(guān)鍵是上手簡單，目前勤哲Excel服務器已在項目管理部推廣使用，得到了同事的肯定。

必須說明的是，項目電子檔案及用戶回訪工作是一項綜合性工程，涉及高復雜度的項目管理工作。行業(yè)從業(yè)公司需要根據(jù)項目特點，由業(yè)務管理部牽頭，利用扁平化的管理優(yōu)勢高效地調(diào)動設計部、開發(fā)部、技術(shù)平臺部、運營支撐部及實施部等各部門適合人員，組建滿足定制化需求的項目團隊開展項目建設。同時，公司還應該建立規(guī)范化的項目管理流程，能有效管理項目成本和交付時間。高效的項目管理體系以及規(guī)范化的項目管理流程相結(jié)合，為公司提升項目管理效率，有效管理項目成本，保障項目順利完成，提供了堅實支撐。

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